武院委办〔2019〕6号

关于印发《武夷学院会议管理办法（试行）》的通知

各部门、各学院：

现将《武夷学院会议管理办法（试行）》印发给你们，请认真贯彻执行。

附件：武夷学院会议管理办法（试行）

中共武夷学院委员会办公室     武夷学院办公室

                                  2019年7月4日

附件

武夷学院会议管理办法（试行）

第一章  总则

第一条 为深入贯彻落实中央八项规定精神，规范会议的组织和管理，提高会议的质量和效率，切实精简会议，改进会风，克服形式主义、官僚主义，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于以学校名义举办和承办的各类会议。主要包括：工作例会、各类代表会议、年度性会议、专项工作会议、纪念（庆祝、表彰）性会议、学术会议、接待会议等。

第三条 学校确定每周星期四为“无会日”，“无会日”当天原则上不安排各类校级会议。

第四条 学校办公室是学校会议的归口管理部门，负责会议的审批、指导、统筹协调和有关筹备等工作。

第二章  办会原则

第五条 举办各类会议应遵循以下原则：

（一）高效。注重会议实效，召开会议要主题鲜明、调研充分、内容充实，紧扣议题，突出重点，倡导开短会、讲短话。不组织召开没有明确目的、调研论证不充分、缺乏实际内容的会议。

（二）精简。在保证实效的基础上，精简会议数量、压缩会议时间、减少会议人员。内容重复，没有实质性内容的会议坚决不开。时间相近、参会人员相同或交叉的多个会议应合并或套开。能以通知或利用现代通讯工具部署工作的，不再召开会议。从严控制会议规模、规格，可由部门、二级学院副职参加的会议不安排正职参加，可由部门负责人召集的会议不请校领导出席，可由分管校领导召集的会议一般不邀请学校主要领导出席。

（三）节约。办会要厉行节约，凡涉及经费开支的会议应严格按照会议费管理有关规定执行，严禁铺张浪费。严格会议预算管理，严禁列支与会议无关的任何费用，严禁套取会议资金，不得以任何名义发放纪念品。会场原则上不摆放花草、不提供干鲜水果，一般不制作背景板。会议地点一般安排在校内，不安排与会议内容无关的参观、考察等活动。

（四）规范。强化会议计划安排，凡需校领导出席的会议，主办单位应提前（一般为每周五上午下班前）提交学校办公室列入下周会议计划，周会议计划安排经学校党委、行政主要领导同意后执行。未列入周会议计划的，原则上不予安排。

第三章  会议审批

第六条 学校组织的全校性会议或重大活动、全校中层正职会议、二级学院党政负责人会议、职能部门负责人会议，由承办单位报请分管校领导同意、主要领导审批后方可召开。

领导批复同意后，承办单位要及时将领导批示、会议议程、主要内容、会议材料、参会人员等报送学校办公室统筹安排。

第七条 学校党委会、校长办公会、专题会等工作会议，按相应议事规则由校领导审批。非常设机构领导小组（委员会）会议由其下设的办公室报领导小组（委员会）负责人审批。

第八条 确因特殊情况需要召开的全校性临时会议（如临时传达上级紧急通知、部署紧急工作等），由承办单位请示分管校领导同意后召开，并事前向学校党政主要领导报告。

第九条 职能部门召集的涉及全校范围的部署性会议，由会议召集部门提前报分管校领导审批。多个会议合并召开或一个会议的议题涉及到多个部门的会议，相关部门在会前应充分协商。

第十条 学校举办或承办的学术会议，应先报科研处审批，属于哲学、社会科学类的报告、讲座、论坛需由宣传部会签，再报分管校领导审批。

第十一条 学校有关单位与国际组织、国（境）外有关团体、机构共同在国内举办或受其委托承办的会议，应按上级和学校有关规定，先报学校外事办审批、备案，再报分管外事工作的校领导审批，其中国际性学术会议根据会议内容，由科研处、宣传部等会签后，再报相关分管校领导审批；按有关外事工作规定须报上级相关部门审批的国际会议，由外事办负责报批。

第十二条  各部门、二级学院组织召开的会议，除邀请分管或联系本部门、学院的校领导出席外，需要邀请其他校领导出席的，须向学校办公室提出，由学校办公室负责协调安排。

第四章  会议组织

第十三条 会议的组织由会议责任单位负责。根据会议性质和部门工作职责，对应的业务主管部门为会议的主办单位；根据会议需要，相关职能部门和二级学院为会议的承办、协办单位，负责协助做好会议筹备工作。

第十四条 主办单位负责某类会议全部的筹备和组织实施工作，具体负责做好会议的组织协调、文字材料起草、会场布置、座次安排等工作，并负责落实会议召开时间、地点和参会范围，提前邀请与会领导和嘉宾，及时通知参会人员、做好会议记录、会议报道、会议纪要等具体会务工作。

第十五条 承办单位与主办单位协商会议有关事务，负责某类会议部分任务的筹备和组织实施工作。

第十六条 协办单位负责按照会议主办单位的要求，协助做好某类会议部分的筹备和组织实施工作。一般包括：

（一）办公室协助做好会议议程的审定、校领导讲话稿的审核、主席台就坐人员名单及座次安排、校领导出席会议协调安排等。

（二）宣传部负责做好会议的新闻报道工作，协助主办单位做好会场及周边的氛围营造。

（三）保卫处负责做好会场内外的安全保卫等工作。

（四）后勤管理处负责做好会场内外后勤保障等工作。

（五）信息技术与实验室管理中心负责做好多媒体设备的调试和使用等工作。

（六）其他协办单位承担的会议其他筹备和组织实施工作。

第十七条 学校召开的重要会议、重大活动，承办的全国、全省非学术型会议或有上级主要领导出席的重要会议，由学校办公室负责牵头组织协调，相关单位协助配合。

第十八条 学校工作例会由办公室主办，议题提出单位协办。协办单位的主要任务和职责是准备好会议议程确定的由本单位负责的议题材料。

第十九条 各类代表会议、年度工作会议、专项工作会议、纪念（庆祝、表彰）性会议、学术会议、接待会议等，根据会议内容由对应职能部门主办，其他相关单位协办。

第二十条 专项工作会议涉及多个部门的，由该项工作牵头单位主办，其他相关单位协办。

第二十一条 接待性会议涉及多个部门的，以来访的主要目的确定主办单位，其他相关单位协办。

第二十二条 学术性会议、接待上级厅级领导和重要专家的座谈会、学术报告会等视需要安排会议记录并录音，形成视频、影像、文字等会议资料并存档。

第二十三条 需校领导参加的会议需报办公室协调安排并由办公室负责通知，其他相关单位的参会人员由主办单位通知。会议通知情况、会议过程等须有相关记载、记录以备查。

第五章  会议纪律

第二十四条 各类会议组织单位要精心组织，压实责任，强化时限要求，切实加强对会议通知收发、会议报名、会场组织、视频信号接收等环节的管理，防止出现纰漏和差错。

第二十五条各参会单位要严格按照会议确定的人员范围、报名时限等上报参会人员名单。要求部门、二级学院主要负责同志参加的会议，不得先报名然后委托其他人员参加。确因公务活动或其他特殊情况不能参加会议的，除按规定办理干部、人事请假手续外，还须向会议召集人或会议组织单位负责人请假，经批准后再安排其他领导代为参会，不得擅自安排一般工作人员替会。会议组织单位负责协调安排会议考勤，并将考勤情况按干部权限分别报组织部、人事处。

第二十六条 参会人员要提前10分钟到会签到，按照指定区域就座。会议期间，保持良好的精神状态，集中精力开好会议。要自觉维护会场秩序，关闭通讯工具或调至静音状态，不得在会场随意走动或长时间滞留会场外，不做与会议无关的事情。

第二十七条参会人员对会议中应予保密的事项或不宜公开的事项、会议的不同意见等须严格遵守保密规定，任何个人未经允许，不得擅自对外公开。要妥善保管会议文件材料，需要退回的要及时退回。

第六章  附则

第二十八条 各部门、各二级学院举办的各类会议可参照本办法执行。

第二十九条 本办法自公布之日起实施。

第三十条 本办法由学校办公室负责解释。

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