各院系、各部门：
近年来，随着我校对外交流日益频繁，来我校进行交流访问的外籍专家、学者（含台港澳）不断增多，为加强涉外安全，规范外事接待工作，根据国家有关外事工作的法律法规，结合我校实际，现就有关事宜通知如下：
一、各院系、各部门邀请外籍人员到校交流前，必须将拟邀请的外籍人员的个人资料（包括姓名、性别、职务、单位、国籍、护照号码、履历等）、来访目的、来访时间和天数、双方合作背景、接待计划等书面材料报校外事办，经校外事办审核并报请校领导审批后方可发出邀请。
二、各院系、各部门邀请外籍专家、学者在校开讲座的，需提前把讲座题目、摘要等相关材料报校外事办及宣传部审批同意。讲座结束后邀请院系、部门负责将讲座资料（讲稿文档、照片、PPT等）报校宣传部及外事办存档。
三、各院系、各部门邀请外籍人员参加座谈的，需要把座谈资料（主题、会议记录、照片等）报校宣传部及外事办存档。
四、各院系、各部门邀请的外籍人员如有在校内住宿的，还需将外籍人员护照（或相关有效身份证明）原件及复印件提交校外事办，并由外事办向属地公安机关办理外籍人员临时住宿登记。
五、各院系、各部门应提高涉外安全意识，不得接待或参与涉外人员或组织开展的未经审批的活动。如有发现涉外人员或组织在我校开展未经审批的活动应及时报校外事办和保卫处。
二〇一二年六月十四日