武夷学院实验室及仪器设备档案管理工作细则
武院实字[2009]6号
（2009年9月）
一、总则
第一条实验室及仪器设备的档案是实验室建设、管理和仪器设备使用维护的重要原始资料，甚至是不可缺少的工作文件，其建设与管理工作是实验室建设、管理和仪器设备管理工作的组成部分和重要环节，学校的职能部门、各实验室及仪器设备使用单位都应高度重视、积极、认真做好。为了更好地搞好我校实验室和仪器设备的档案工作，根据《高等学校仪器设备档案工作规定》、《普通高等学校档案管理办法》等文件精神和我校具体实际，特制定本工作细则。
第二条本工作细则涉及我校各级各类实验室及列入学校固定资产的仪器与设备 。与其档案工作有关的责任单位是校资产管理办公室、实验室管理中心、各实验室及设备的使用单位。各责任单位的负责人必须负责有关本细则规定的档案工作的规章制度的建立与健全，有关工作的落实与指导。
第三条实验室及仪器设备的档案实行分类集中统一管理。校资产管理部门为仪器设备档案形成积累、汇总部门，实验室管理中心为实验室管理档案形成积累、汇总部门；各实验室及仪器设备使用单位负责其工作范围内的档案文件的收集、积累与管理工作。
第四条实行案随事走，案与事同行。为了确保档案资料的系统、完整和准确，档案工作应与实验室规划、建设、实验教学、仪器设备计划编制、采购供应和使用管理工作紧密结合，各有关单位应将这项工作纳入年度工作计划和有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项业务工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。做到每项重要工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。
二、实验室及仪器设备档案归档范围
第五条凡是能反映实验室工作和仪器设备管理工作，并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件、材料、图表、工作计划、总结、会议记录等文件材料及其它各种载体形式（包括照片、光盘、磁盘、录像等）的记录材料，均属归档范围。具体分两类：
1、实验室建设与管理类：主要包括实验室管理部门和基层实验室在实验室建设（包括条件建设和队伍建设）、实验教学、实验室综合管理工作过程中形成的文件材料、文字材料和声像材料等。
⑴ 实验室建设类（由各实验室提供原始文件、资料、设备管理部门负责汇总、立卷）
①上级有关学科、专业设置及实验室建设方面的文件材料；
②本校各学科、专业实验室论证、评估、申报、审批、检查、材料；
③本校各学科、专业实验室建设发展规划、计划、总结、简报；
④本校学科、专业、实验室建设统计表；
⑤本校有关实验室管理的规章制度及其它材料。
⑵ 实验教学与管理类（按实验室评估标准有关条目进行，由各实验室收集、汇总、立卷，并列入各系教学档案管理）。
2、仪器设备类：主要包括仪器设备管理部门、使用部门在设备购置和管理工作中形成的文件材料与各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件及在采购、验收、调试、使用、维修、改造和报废过程中所产生的文件材料。
⑴ 综合类（由设备管理部门负责收集、汇总、立卷）
①上级有关仪器、设备、物质方面的文件材料；
②本校仪器、设备、物质、规定、办法；
③本校设备工作计划、总结、统计报表；
④本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案；
⑤本校仪器、设备订货、供应、分配、调拨、报废及清产核资等方面资料、登记表、移交清册等。
⑵ 仪器设备项目类（由各实验室及仪器设备使用单位提供原始文件资料，设备管理部门负责汇总、立卷）
①申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录）；
②上级或主管领导批复和准购批示；
③定购合同，会谈记要、记录；
④进口设备过程中有关技术商务文件；
⑤开箱记录及装箱单；
⑥安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单；
⑦验收报告及其它验收文件；
⑧索赔来往函件及结果文件；
⑨设备说明书及全套随机文件；
⑩使用、检修、故障、事故记录（设备履历书）；
⑾ 重大事故的调查分析及自理材料；
⑿ 技术改造、开发过程中形成的技术文件材料。
三、档案的收集、立卷和管理
第六条按本细则第二、三条规定，校资产管理部门及实验室管理中心设兼职档案员，负责我校实验室及仪器设备档案的收集、积累、整理组卷和管理工作。各实验室及仪器设备使用部门也应指定专人负责本部分工作的文件资料的收集、积累和管理工作，并按本细则第七条规定的时间，及时将所收集的有关文件材料交设备管理部门，以便整理组卷。为确保文件材料的完整、系统和准确，设备管理部门、实验室及仪器设备使用单位都应对整个有关工作过程的活动有完整的记录。
第七条仪器设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后两个月之内，引进仪器设备为索赔期满后两个月之内；实验室建设和管理过程所形成的档案材料，各实验室应在每年十二月向设备管理部门移交。
第八条对于因条件限制，职能部门未收集，暂留实验室保管的仪器设备随机资料和其它管理文件，实验室应登记造册，落实专人保管，并将造册清单一份交设备管理部门备查。
第九条价值十万元以上的大型精密仪器设备（包括虽不满十万元但系直接进口的仪器设备）的开箱验收，必须有学校资产管理职能部门参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的开箱验收工作，并现场回收技术资料和装箱资料。凡短缺档案材料的，资产管理部门应暂缓结算，由厂家补齐资料后，方可办理相应手续。
第十条实验室管理工作和仪器设备验收完成，进口设备索赔期满后，设备管理部门的兼职档案管理人员应及时将所形成的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷，并编制目录，经领导审阅后纳入正常管理状态。归档的仪器设备的档案必须齐全、系统和符合立档要求。
第十一条资产管理部门或各实验室管理的实验室与仪器设备档案实行定置管理，借阅及年度抽检三项制度。即：
⑴ 已建好归档的档案必须按一定规律存放于指定的位置，使之处于良好的管理状态，做到规范、齐全、完整、系统并与目录相符，以便于查找使用和真正发挥档案的作用。
⑵ 建立借阅制度，借者登记，限时归还，重要的档案借阅还须经领导批准，阅后及时归还、归位，以保证档案的完整完好性。
⑶ 年度抽检制度。对设备管理部门所保管的档案，每年按存档目录进行抽查或检查，并由设备管理部门牵头对各实验室档案收集整理及归档工作进行检查。
四、其它
第十二条本细则 自公布之日开始实行。
第十三条本细则由校资产管理办公室、实验室管理中心负责解释。